Det handler ikke om at følge op – men det handler om at følge med!

Driftens hverdagsrutiner og hasteopgaver spænder mange steder ben for opfølgning på udviklingstiltag. Det gør, at den forventede værdiskabelse ikke høstes. Der er altid mere energi i starten end i slutningen af udviklings- og strategiprocesser. Vedholdenhed og enkelthed i tilgangen til opfølgning kan tage livtag med procestrætheden.

‍

Mange organisationer får ikke fulgt op på strategiprocessen, selvom der egentlig er et højt ambitionsniveau. Evaluering og opfølgning er ikke et gode, men en nødvendighed, der ofte er overset. Vi ser, at opfølgning kan bidrage til at:

‍

1. Strategiske udviklingstiltag kommer i mål med tydelige resultater og dermed giver lyst til fortsat at arbejde med udviklingsopgaver - også tæt på driften
2. Værdien af den investerede tid konverteres til nye arbejdsgange og forankret adfærd, som kan mærkes enten af borgere eller på bundlinjen
3. Det bliver en integreret del af organisations selvforståelse, løbende at følge med ved at arbejde systematisk og simpelt med læring og skalering

Følg med løbende

Det er vigtigt at lægge en opfølgningsplan for strategiprocessen, så de næste strategiske skridt designes undervejs. Særligt når strategiprocessen er en iterativ proces, skal dynamikken holdes i gang. Sagt på en anden måde, så er strategiprocessen i gang løbende, og derfor skal der følges med udviklingen – og ikke bare følges op.

‍

En måde at holde fokus på at høste strategiens værdiskabelse i praksis er at arbejde systematisk med dokumentation og evaluering. Det kan både være via kvalitative og kvantitative tilgange og metoder. En vigtig opmærksomhed er at arbejde med flere metoder samtidig, så både de menneskelige oplevelser, og det der kan tælles og vejes kommer med i evalueringen. For at sikre en systematisk dokumentationskultur er det centralt at lave startmålinger eller finde eksisterende data frem, som giver et billede af, hvad det er for et afsæt, som strategien bevæger sig væk fra.

Find de afgørende øjeblikke, der gør, at I bevæger jer

Et element i at skabe en løbende og systematisk opfølgning på strategien er at styrke lærings-og feedbackkulturen i organisationen. Det at arbejde med læring og feedback kan være en udfordring for mange organisationer, da vi ofte er bedre til at sætte nyt i gang eller håndtere hasteopgaver, end at evaluere og reflektere i et bagudrettet perspektiv. Formålet med at etablere en feedbackkultur er at sikre, at I bygger videre på både styrker og succeser – men også trækker læring ud af fiasko og fejlskud. 

‍

Vi leder efter de afgørende øjeblikke for jeres vellykkede og udfordrende strategiske bevægelser. Da feedback og læringskultur kan være udfordrende at holde fast i, er det oplagt at integrere det i eksisterende møde- og dialogformater, for at sikre systematik. Der skal som med alt andet sættes tid og opmærksomhed af. Et første skridt kan være at skabe klarhed over, hvilke fora, der hos jer egner sig til læringsdialoger og feedback processer. Skal det være på ugentlige møder i teamet eller på daglige tavlemøder?

‍

Start med en simpel ramme, der giver jer en fast struktur for læringsdialogen. Et nemt metodiskgreb er fx at arbejde med 3:1 logikken for feedback, hvor dosis er 3 anerkendende, nysgerrige og spørgende spørgsmål og 1 kritisk refleksion.  

Gør det relevant at følge med i hverdagen

Vores anbefaling er, at I både arbejder med den strategiske læring omkring de strategiske initiativer – men også kobler til hverdagens praksis, hvor det giver mening. Ofte er der mere sammenhæng, end vi først kan se mellem strategi og kerneopgave. Når strategien tager afsæt i kerneopgave, så handler det om at kunne veksle mellem kort og langsigtet tænkning samt enkeltepisoder og analytiske og mere abstrakte mønstre i udviklingen af mødet med borgerne og presset på kerneopgaverne.

‍

Derfor kan det være relevant at skabe tætte koblinger mellem hverdagens drift og den strategiske udvikling. Det kan fx være ved brug af tavlestyring eller andet, der gør udviklingsarbejdet synligt.

Hvilken systematisk monitorering og dokumentation er relevant for jer?

Tænk skalering og spredning ind fra start

Det giver værdi i form af sparede ressourcer og tid at forstørre de vellykkede strategiske handlinger via skaleringer internt i organisationen og via spredning til andre organisationer. En ny udgivelse fra Center for Offentlig-Privat Innovation (CO-PI) viser, at syv ud af ti offentlige innovationer faktisk er enten direkte kopier fra andre eller inspireret af andres løsninger. Så spredning sker i praksis – også selvom det kan være svært at arve andres succes – eller at stille sig op på ølkassen og fortælle om egne værdifulde løsninger.

‍

Indenfor organisationener der de bedste muligheder for at stjæle med stolthed, da konteksten på tværs af teams og enheder trods alt er ens, selvom de faglige forskelligheder selvfølgelig er til stede. Formålet er at få aktiveret ’genbrugslinsen’, så viser de mønstre, der er ens, selvom lovgivning og kundetyper kan være forskellige.

Del konkrete materialer med andre

Et tip til at fremme spredning er at dele de konkrete ’grænseobjekter’ i form af materialer med indsigter, analyser, modeller, eksperimentbeskrivelser, dokumentationsskemaerm.m. Samtidig med at den ærlige historie om både succes og fejltrin deles. Sagt med andre ord, så gælder det om at dele ’det beskidte vasketøj’, der blev vasket rent undervejs, som en del af både interne og eksterne skalerings- og spredningsproces. Så vi ikke kun modtager en poleret succeshistorie. Der er hjælp at hente til spredningsarbejdet i CO-PI’s Spredningsguide, som hjælper samtalen mellem deler og genbruger på vej.

‍

Hvis du ønsker at finde inspiration i andre organisationernes succeshistorier i forhold til komplekse udfordringer, kan du også følge med i Find & Forstør Bevægelsen, som Resonans understøtter med en række af forskere, Center for Offentlig-PrivatInnovation (CO-PI) og Djøfs Forlag.

‍

Læs mere i boksen og deltag i arrangementet den 3. oktober 2023.